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Etiqueta: proyectos

8 motivos para planificar

Tiempo de lectura: 2 minutos

Planificar está infravalorado. Muchas veces subestimamos el valor de una buena planificación. Nos pueden las prisas y olvidamos que planificar es la mejor de las inversiones. En estos tiempos de urgencias que no lo son, planificar con tiempo y con calma parece todo un lujo. Unos piden el trabajo hecho de hoy para hoy; otros quieren las cosas terminadas para ayer. Obviamente, este estilo de trabajo es incompatible con la calidad que se desea en los resultados. Planificar merece la pena.

Decía Dwight D. Eisenhower que:

Los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable.

 

La frase original completa nos ayuda a entender mejor su intención: «Al prepararme para la batalla, siempre he descubierto que los planes son inútiles, pero la planificación es indispensable». Porque no es lo mismo un plan que una planificación.

Plan vs. planificación

Podemos definir la planificación como un proceso que, efectivamente, se inicia con un plan (que podemos detallar en un documento), pero un plan que también requiere un seguimiento, una revisión y una evaluación de los resultados. Por tanto, la planificación es un proceso mucho más general y más complejo.

El Diccionario de la Lengua Española (DLE) define:

  • «plan» como un «escrito en que sumariamente se precisan los detalles para realizar una obra».
  • «planificación» se define, sin embargo, como un «plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado […]».
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Timeboxing, proyectos y productividad

Tiempo de lectura: 3 minutos

Timeboxing: una cuestión de compromiso

El timeboxing es una técnica de organización, concretamente de asignación de un tiempo determinado a un conjunto de tareas. Básicamente, el objetivo no es otro que adquirir un compromiso y reservar un espacio de tiempo para avanzar en nuestros proyectos. Además, sabemos que parece bastante efectivo fragmentar este tiempo de trabajo, por ejemplo 2 horas, en bloques más pequeños, pongamos que de 25 minutos si utilizamos la técnica Pomodoro.

De este modo, llueva, truene o nieve, a la hora previamente programada avanzaremos nuestro trabajo en un proyecto determinado, sin interrupciones, durante un tiempo fijo y sin excusas. Como decía, se trata sobre todo de un compromiso. Por ejemplo, si reservamos una hora cada día a un proyecto personal, podremos garantizar que al finalizar la semana habremos avanzado siete horas en el proyecto. También es una técnica que evita que pospongamos indefinidamente aquello que decimos que es importante para nosotros, pero que siempre «puede esperar» porque hay otros asuntos «urgentes».

¿Uno o varios proyectos?

Pero, una vez reservado un espacio de tiempo en nuestra agenda para trabajar en algo, ¿qué es más productivo, dedicarlo a un solo proyecto o ir alternando entre distintos proyectos? A primera vista, las dos formas presentan ventajas e inconvenientes. Pongamos un ejemplo concreto: ¿es productivo dedicar 2 horas un lunes por la tarde a escribir un artículo y dedicar otras 2 horas un martes por la tarde a preparar una presentación? ¿O es mejor una solución que vaya alternando los proyectos el lunes y mezclarlos también el martes?

Lógicamente, la respuesta dependerá del tipo de proyecto, de las tareas asociadas a los proyectos, de la energía disponible en cada momento o incluso de otros criterios relacionados con la urgencia o la importancia de las tareas. En cualquier caso, os dejo algunas ideas. Para presentar las ventajas e inconvenientes, imaginemos de nuevo un bloque de 2 horas previamente reservado y que durante este tiempo hemos decidido trabajar en pequeños bloques de 25 minutos aplicando la técnica Pomodoro.

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Una versión exprés de «Ocho en punto»

Nace «Ocho en punto exprés». una versión instantánea del blog «Ocho en punto». Encontrarás en él artículos breves y noticias de actualidad sobre el mundo de la organización personal y la productividad. Lo que no cabe en un tuit, pero tampoco necesita demasiada extensión. Rápido, instantáneo, exprés.

Un segundo alto en el camino: 100 artículos sobre organización personal

Tiempo de lectura: 3 minutos

He decidido escribir este artículo sin darle demasiadas vueltas. Normalmente, cuando empiezo a redactar un artículo, parto de una estructura previa o de una idea inicial más o menos elaborada. Y a partir de ahí voy tirando del hilo, me dejo llevar y adonde me lleven las palabras, que buen sitio será. Pocas veces estoy satisfecho con lo que escribo; pero supongo que eso siempre es una buena noticia.

Artículo a artículo hemos llegado a cien. Juntos, porque tú me lees al otro lado. Y precisamente porque uno puede celebrar cuando buenamente le apetece, yo he decidido hacerlo al llegar a este punto. Podría haberlo hecho con motivo del anterior o del siguiente post; sin embargo, si ya hice «un alto en el camino» para presentar «50 artículos sobre organización personal» ¿por qué romper ahora la serie? De hecho, pongámosle un título similar. Como decía, sin pensarlo demasiado.

8 horas y 8 minutos de organización personal, productividad y tecnología

Quizá alguien ha aterrizado por primera vez en este blog. En tal caso, bienvenido. Para quienes llegan nuevos a este espacio y para aquellos que no han tenido oportunidad de leer todos los artículos, os cuento que aquí hablamos (porque puedes contribuir con tus comentarios) de organización personal, de productividad, acompañados del elemento tecnológico, que de algún modo siempre acaba asomando la cabeza en el texto.

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Menos es más: la productividad bien entendida

Tiempo de lectura: 4 minutos

Si uno se asoma a los medios, a la educación, a las redes sociales, a veces da la impresión de que lo realmente importante es aquello que se ve, las apariencias, lo superficial. Triunfa lo audiovisual, instantáneo e impactante, no la lectura y reflexión sosegada. Parece que prima la cantidad frente a la calidad. El reconocimiento se impone ante el objetivo principal de la tarea que se realiza. Gana el marketing frente al sentido común.

De esto no se libra el mundo de la productividad y la organización personal. Tampoco hay que perder de vista aquí el objetivo principal, que es «simplemente» el de ser más productivo y organizarnos mejor, no el de utilizar la herramienta más sofisticada o invertir más tiempo organizando y planificando. No hay que demostrar nada a nadie, solo a uno mismo. En la mayoría de casos, menos es más. Así que, siendo coherente con el título de este artículo, sin más preámbulos presento algunas ideas al respecto.

1. Menos organización y más producción.

Este tema de la productividad personal se nos puede ir fácilmente de las manos, especialmente en el momento de aplicar algún método o utilizar alguna aplicación informática en particular. Es fundamental que el proceso de organizar nuestro trabajo no nos deje sin tiempo de poder realizarlo. Lo contrario sería absurdo. Es tentador jugar con la app de gestión de tareas de turno, moviendo elementos de un lado a otro, organizando y reorganizando no sabemos muy bien qué y con qué propósito. Y mientras, pasan los minutos y el trabajo no está hecho. No perdamos el norte y recordémonos constantemente: «menos tiempo de planificación y más tiempo de acción». Menos es más.

2. Menos papel y más bits.

El mundo del papel ocupa espacio físico, y al hacerlo, inevitablemente también ocupa espacio mental. La organización de elementos en soporte papel nos hace perder más tiempo del que creemos. Si existe una alternativa digital para llevar a cabo una tarea, adoptémosla. Si no, hay infinidad de aplicaciones y también procesos muy bien definidos para digitalizar (y por tanto reducir) toda la información que manejamos en papel a diario (espero escribir sobre ello pronto). Además, el hecho de adquirir el hábito de digitalizar documentos nos obliga a poner orden en el «mundo papel» y nos permite desechar aquello que ya no necesitamos y/o que preferimos mantener digitalizado. Go paperless! Menos es más. (Apunte personal: menos los libros, que siempre serán la excepción. Un libro nunca sobra…)

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