Tareas propias, ajenas e intrusas: la importancia de decir(te) «NO»

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Todos sin excepción nos enfrentamos cada semana a una lista de tareas que debemos llevar a cabo. Todos los días hay cosas que hacer y eso es una verdad que nos une independientemente del tipo de trabajo que desempeñemos. No importa qué método de organización personal utilicemos para gestionar nuestras tareas. Lo que está claro es que tendremos un buen número de ellas por realizar. Y dependiendo del origen de dichas tareas, podemos clasificar el trabajo en dos grupos: «tareas propias» y «tareas ajenas».

Tareas «propias» y «ajenas»

Por un lado está el trabajo que nosotros mismos definimos, como rutina diaria autoimpuesta o como parte de proyectos que proponemos e ideamos. Si hay más o menos carga de tareas en este primer grupo, dependerá principalmente de nosotros, puesto que somos los responsables directos de que estas existan. Con una buena gestión, poco deberíamos temer de este grupo de tareas. Somos nosotros quienes tenemos el control de trabajo, por haber definido previamente cada una de las acciones.

En el segundo grupo de tareas estaría el trabajo que otros delegan en nosotros, los encargos y propuestas ajenas, y, cómo no, los favores personales. Y este es el grupo de tareas peligroso. Además de presentarse sin avisar, suelen hacerlo también con apariencia de tareas urgentes o importantes; y no hay mayor error que lanzarse a ellas sin antes revisar el trabajo que tenemos pendiente. Cuando llegan tareas de este tipo, hay que protegerse bien para tomar la mejor decisión. En juego está que todo nuestro sistema de organización se tambalee.

En el primer grupo de tareas encontraremos compromisos que adquirimos con nosotros mismos y, en este caso, en nuestra mano está no solo establecer el grado de implicación e inversión en tiempo, sin también la decisión de aceptarlo o no. Podemos llamar a las acciones de este grupo «tareas propias». Cuando llegan tareas autoimpuestas, de vez en cuando hay que saber «decirte no» (sí, a uno mismo).

Del segundo grupo de acciones, que podemos llamar «tareas ajenas» por venir impuestas o propuestas por otros (jefe, compañero de departemento, etc.), también está en nuestra mano aceptar el compromiso, o, si no hay más remedio, al menos aceptarlo con condiciones. Desde luego no a cualquier precio. Cuando llegan tareas de este tipo, también hay que saber «decir no».

Tareas «ajenas», intrusas y traicioneras

Mención especial merecen las «tareas ajenas» y muchas veces traicioneras. Cuando son otros los que nos asaltan con una petición o una propuesta “irrechazable”, hay que estar preparados para decir que «no». De hecho, creo que conviene tener programado el «no» por defecto en nuestro cerebro (y por supuesto no mostrar ninguna señal de duda ni debilidad en la respuesta. Uno «no» no puede ser un «tal vez»). Si no hemos meditado demasiado sobre este asunto, probablemente caeremos en la trampa. También deberíamos poner un «no» como valor predeterminado cuando somos nosotros mismos los que nos hacemos propuestas “geniales”, para las que realmente no tenemos tiempo. En ambos casos hay que andar con pies de plomo y no dejarse embriagar.

En general, no sabemos decir que «no» por dos motivos:

• «Nos sabe mal». No hay expresión que defina mejor este motivo tan personal. La voluntariedad está arraigada en el carácter de muchos, que no sabemos decir que «no», a sabiendas de que hay una larga lista de tareas por realizar. El «buenismo» gana siempre en estos casos a la responsabilidad. Y eso es una irresponsabilidad.
• Aceptamos el encargo porque hemos subestimado la cantidad de trabajo que tenemos pendiente. O ni siquiera hemos revisado el trabajo que hay por delante en nuestra lista de cosas que hacer. Y eso es hacer una mala gestión (con mayúsculas) de nuestras tareas. Otra irresponsabilidad.

Seamos pues responsables con el trabajo, no nos dejemos llevar por la emoción de un proyecto genial y no nos precipitemos adquiriendo compromisos que no podemos cumplir.

Delegar, transformar y rechazar tareas

Si tomamos la lista de próximas tareas —imaginemos que solo las que debemos hacer en un plazo de una semana— y le asignamos un tiempo aproximado de realización a cada una, pueden ocurrir dos cosas. La primera, que el tiempo total corresponda con nuestro tiempo disponible. Entonces estamos de suerte. La otra situación que se puede dar es que el tiempo que debamos invertir supere con creces las horas, no solo de trabajo, sino que nos veamos obligados a emplear horas libres (y de sueño) para poder cumplir con dichas «obligaciones» (entre comillas porque probablemente no lo sean). Y ese escenario de exceso de trabajo, en teoría excepcional, se convierte a veces en la norma. Y ninguno queremos algo así.

Afortunadamente, «decirte no» y «decir no» pueden cambiar radicalmente esa situación de saturación de trabajo, sacando determinadas tareas de tu lista. Simplemente no deberían estar ahí o deberían transformarse. En nuestro grupo de próximas acciones es posible que haya tareas del siguiente tipo:

1. Tareas que debemos delegar, en nuestro equipo o fuera de él. Antes de decir «no» a una asignación de tarea propuesta por otros, debemos preguntarnos si la podemos delegar, en cuyo caso estamos aceptando el encargo pero no la realización de la tarea; solo su supervisión y asumiendo, claro está, la responsabilidad. Esto ocurriría en un entorno colaboración, donde existe la posibilidad de delegar tareas que son responsabilidad de un equipo de personas. Pero también es importante no bajar la guardia y estar bien atento a ciertas tareas o propuestas que pueden “caer” en nuestro grupo de trabajo, y que sencillamente no son cometido ni responsabilidad del equipo. En estos casos, basta con rechazar elegantemente la tarea proponiendo al equipo de trabajo o departamento pertinente y responsable de ese tipo de obligaciones. Ya sabemos que en ocasiones se asigna un trabajo a quien sabe hacerlo y no a quien debe hacerlo.
2. Tareas que podemos transformar. Tanto si se trata de tareas «ajenas» en forma de encargo como si son «tareas propias» autoimpuestas, convendrá siempre revisar los «estándares de calidad». Quizá, adquirir o no el compromiso no es una opción, pero sí lo es el modo en que decidimos llevar a cabo la tarea. En ocasiones, dejar la perfección para otro momento es la idea más rentable, y en la medida de lo posible, asignar un tiempo límite de realización puede ayudar a sacar minutos para otras tareas. ¿Qué calidad en el resultado desea la persona que nos encarga la tarea? Quizá menos de la que nosotros mismos nos imponemos. Es cierto que no es una solución apta para perfeccionistas, pero cuando el recurso «tiempo» escasea, no queda más remedio que transformar nuestras tareas, simplificar y… bajar el listón.
3. Tareas que sencillamente NO deberían estar en nuestra lista. En algún momento decidimos aceptar un encargo y ahora, por la escasez de tiempo disponible, no lo podemos asumir. Tuvimos nuestra oportunidad de «decir no» y rechazar el compromiso, pero no lo hicimos. Además, por culpa de este último grupo de «tareas intrusas», nos enfrentamos al dilema de elegir entre avanzar nuestro trabajo o ponernos manos a la obra con las tareas que otros acabaron «colando» en nuestra lista. Y, en estas circunstancias, de todos es sabido que la decisión será siempre la misma: nuestro «buenismo» y voluntariedad finalmente acabará priorizando el grupo de «tareas ajenas» frente a las «tareas propias». Porque de las primeras tenemos que dar cuentas a alguien, pero para las «propias», siempre estarán las horas extras (y de sueño).

No tiene sentido lamentarnos por no saber gestionar tareas que ni siquiera deberían estar en la lista. Es como si invitamos a alguien a nuestra fiesta de cumpleaños y luego nos quejamos de su presencia. Sencillamente no debería haber sido invitado. Sucede exactamente lo mismo con nuestra organización del trabajo. No invitemos a esas tareas que sabemos de antemano que no podemos atender, o que, tarde o temprano, no van a ser bien recibidas.

Para garantizar una buena gestión de las tareas, es fundamental contar inicialmente con un sistema limpio de compromisos innecesarios y «tareas intrusas», centrándonos en lo importante y quedándonos solamente con lo que realmente suma en nuestro trabajo. «Decirte no» y «decir no» es el mejor de los comienzos.

Repite conmigo: NO