Tienes tiempo y lo sabes: 16 claves para hacer un hueco en tu agenda

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El tiempo es el que es

Nuestro planeta gira en torno a su propio eje y una rotación completa dura 24 horas, que es la medida que representa un día para el ser humano. Además, la Tierra gira alrededor del Sol describiendo una órbita elíptica y durante ese viaje, que llamamos traslación, la Tierra gira sobre sí misma 365 veces, y el tiempo que tarda en hacerlo representa para nosotros un año. Es decir, que para todo ser vivo, el año tiene 365 días y el día 24 horas. El tiempo, tomando como referencia estos fenómenos naturales, es el que es. Ni podemos crear más tiempo en un día ni reducirlo en un año. Aun así, hay cosas para las que (decimos que) no tenemos tiempo. ¿Es tener el verbo adecuado? ¿O es reservar? ¿Asignar, quizá?

¿Por qué nunca tenemos tiempo?

Tenemos tiempo, claro que lo tenemos: solo es cuestión de asignarlo adecuadamente. La clave está en ser responsable y priorizar. Realmente, la solución al problema de «escasez de tiempo» es mucho más sencilla de lo que parece. Si (decimos que) no tenemos tiempo es porque:

1. No organizamos bien nuestro trabajo en función del tiempo disponible. Probablemente no estamos utilizando ningún sistema de organización o no estamos aplicando correctamente el método de turno. También es posible que estemos seleccionando las tareas incorrectas que debemos realizar y, para cuando nos damos cuenta (siempre tarde), nos vemos obligados a terminar las que sí debíamos hacer. La consecuencia inmediata es tener que hacer el doble de trabajo, e inevitablemente invertir más tiempo. Efectividad es hacer bien las cosas correctas y no hay mayor pérdida de tiempo, no hay nada más improductivo que hacer bien las tareas equivocadas.
2. Invertimos el tiempo en otros asuntos. Básicamente, no dejamos espacio para aquellas cosas que nunca encuentran su hueco en nuestros planes. Cada uno tiene sus valores en la vida y, en función de ellos, marca unas prioridades; y las acciones que lleva a cabo cada día vendrán determinadas por estas prioridades. Sin embargo, si siempre consideramos que la elección de tareas no está resultando demasiado efectiva y siguen quedando sin realizar muchas cosas que son importantes para nosotros, quiza no queda otra que revisar las prioridades y los valores que representan.

En general, el desastre productivo y la sensación de no tener tiempo para nada suele ser consecuencia de una combinación de estos dos factores: una mala organización y una pésima elección de lo que hacemos.

Son típicos propósitos de Año Nuevo cuidar nuestra salud, atender más a nuestra familia y hacer todas esas cosas que nos hacen sentir bien. Es lo que, según nuestros valores en la vida, deberíamos priorizar. Nunca «hay» tiempo. Pero sí lo hay; simplemente otras cosas ocuparon su lugar.

16 claves para hacer un hueco en tu agenda

1. Madruga y reserva una hora productiva, a primera hora de la mañana, antes incluso de salir de casa; una hora en la que puedas trabajar sin distracciones en aquello para lo que nunca tienes tiempo.
2. Mejora tu organización personal. Busca un método, un sistema, unas reglas. Con una mínima inversión de tiempo en aplicar un sistema de organización, encontrarás el tiempo para hacer aquello que dices que es prioridad.
3. Evita la repetición, huye de los duplicados. No hay nada más improductivo que hacer lo mismo dos veces, revisar algo dos veces, o tres. Evita a toda costa la duplicidad; por ejemplo al comunicar una información: en persona o en digital, pero no por ambos canales. Hablar sobre el mismo asunto más de una vez tampoco es productivo. Cierra frentes abiertos.
4. Atiende tu correo electrónico una vez al día; dos a lo sumo. Establece una pauta de revisión del e-mail para evitar revisar constantemente si han llegado nuevos mensajes. Lo mismo para la mensajería instantánea, que podemos consultar cuando nosotros decidamos, pero que no debemos permitir que entren cuando quieran.
5. Aprovecha los rincones del día. Utiliza esos rincones de la mañana, del mediodía o de la tarde en los que puedes hacer sacar unos minutos. Excepcionalmente, trabaja en paralelo con las tareas en las que tenga sentido hacerlo. Te recomiendo leer un artículo que escribí a propósito de este tema: ¿Dónde están los minutos que te faltan al final del día? 14 rincones donde encontrarlos y atraparlos.
6. Dosifica el uso de redes sociales. Instagram, Twitter, Facebook, etc. están diseñadas para mantenerte en ellas el máximo tiempo posible, eso que tanto dices que te falta. A veces son un agujero negro del que es imposible salir. Ya sabemos el daño que hace el scroll infinito de estas aplicaciones. Si eres incapaz de vencer la tentación, empieza por desinstalar las apps de tu teléfono móvil, que es lo que más a mano tienes. También puedes limitar
7. Selecciona mejor las series y películas que ves. La oferta en plataformas como Netflix o HBO es tan amplia que algunas ya ofrecen la opción de elegir por ti si estás indeciso. A este punto hemos llegado. El tiempo de consumo de este tipo de contenidos audiovisuales se ha incrementado considerablemente; podemos estar viendo varias series a la vez (pero no solemos leer tres novelas al mismo tiempo. Es curioso). En ocasiones reproducimos series para «ver qué tal», sin ningún tipo de criterio. Y todavía nos sorprende la falta tiempo al final de la semana.
8. Juega menos. Así de sencillo. No puede pasar horas al día atrapado en videojuegos y quejarte de la falta de tiempo para hacer aquello tan importante. Al igual que con las redes sociales, dosifica, define momentos fijos para el juego.

9. Sé perfeccionista al 90 %. Intentar hacer las cosas bien siempre es un buen consejo, pero no hace falta llegar al 100 % de perfección. Un 90 % es más que aceptable; probablemente lo que para ti es un 90 % para otro es un 150 %.
10. Establece límites del tiempo. Ponte un tiempo límite para realizar determinadas tareas. A veces es muy necesario, para evitar caer en la revisión continua. Por ejemplo, para escribir este artículo tengo un tiempo máximo; de otro modo estaría constantemente revisando el texto porque nunca estaría al 100 % como me gusta. Un 90 % es aceptable (y un 60 % también está bien).
11. No programes (o cancela) compromisos innecesarios. En esta categoría entran muchas reuniones o encuentros que nos inventamos porque sí. Si cancelas una reunión de una hora que era completamente superflua, ya le has sacado 60 minutos al día. Y si el compromiso es completamente ineludible, reduce el tiempo de reunión. Muchas veces asignamos minutos de reunión con tiempos enteros como 30, 60 o 90 minutos. ¿Por qué no 13 minutos?
12. Elimina tres tareas. Y hazlo sin compasión. Una práctica muy eficaz (puede ser incluso un juego bastante entretenido) es revisar la lista de próximas tareas con el único objetivo de eliminar, por ejemplo, tres de ellas. Decide algo que no harás.
13. Sé flexible con tus hábitos. Cambia la frecuencia de algunas tareas repetitivas. Podemos hacerlo con algunos hábitos diarios que nos hemos marcado. La pregunta es: ¿es necesario que sean hábitos diarios? ¿O podrían tener una frecuencia semanal? Por ejemplo, no hace falta revisar cada día tus lecturas de blogs, correr 10 km todas las tardes o escribir 1000 palabras a diario. Una frecuencia semanal para algunas actividades puede ser más que suficiente.
14. Limita la entrada de información. Cada día nos expones voluntariamente a una verdadera avalancha de información hasta el punto de llegar a lo que algunos han acertado a describir como infoxicación. Atender la ingente cantidad de información que nos llega requiere tiempo, mucho tiempo, ese que no tenemos. Reducir el número de fuentes que consultamos a diario puede ayudar a sacar algunos minutos al día.
15. Intenta mantener todo organizado en lugar de tener que reservar un tiempo para hacerlo. En general, aplica la regla de los 2 minutos: si tardas menos de dos minutos en hacer algo, hazlo sin más, no lo añadas como una tarea más en tu lista.
16. Aprende a hacer algunas acciones cotidianas más rápido. Un ejemplo clásico es el de aprender a teclear con más velocidad. Si escribes más rápido, ganas tiempo extra para otros asuntos, así de sencillo. También puedes aprender los atajos de teclado más habituales en tu ordenador para abrir un programa, buscar información, cambiar entre aplicaciones, etc. ¿Sabías que puede borrar una palabra entera pulsando las teclas Ctrl (tecla opción en macOS) y la tecla de borrar?

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